新OA办公系统使用指南

网络与信息中心浏览次数:173发布时间:2019-10-28

经过前期安装、配置与反复调试,OA云办公系统(以下简称“OA系统”)全新上线,具备移动办公、历史数据保留、全文搜索、二级办公、即时通讯、附件在线预览等特色功能。为方便教职工使用,现对OA系统具体使用方法说明如下:

一、系统登录

1.1 通过网上办事服务大厅登录OA系统

登录网上办事服务大厅(具体方法详见网上办事服务大厅使用指南https://nic.ecut.edu.cn/wsbsfwdt/list.htm)后,在教师桌面的教师直通车中找到OA系统或在教师桌面的上方搜索框中搜索“OA系统”并点击,再点击“进入服务”登录OA系统,如图1所示。(网上办事大厅和OA系统均已开放外网访问,校内、校外均可直接登录,校外无需通过VPN登录。)

1  通过网上办事大厅登录OA系统


1.2 直接登录OA系统

在浏览器地址栏中输入https://oa.ecut.edu.cn/,进入统一身份认证页面,输入统一身份认证账号、密码(详见页面左下角提示信息或统一身份认证使用指南https://nic.ecut.edu.cn/tysfrz/list.htm),点击“登录”,如图2所示。OA系统支持的浏览器:IE9及以上版本,Google ChromeFirefoxApple Safari,推荐使用Google Chrome浏览器访问。)

2  直接登录OA系统


二、门户介绍

2.1 学校办公门户介绍

学校办公门户风格保留老OA系统用户使用习惯,除保留原有学校通告、学校文件、部门通告、部门通告、部门文件、待办公文与事宜、作风建设6个栏目外,右侧新增主题教育、校领导活动安排、快速办公3个栏目。学校办公门户中的通知和文件内容全体教职工均可查看和下载。

除了查看通知和文件,教职工可在学校办公门户快速查看所有待办、已办事宜询、校领导行程安排工作,进行全文搜索、流程申请与审批,即时通讯,登录学校邮箱,进入下载中心查看和下载各单位常用申请表单,查看通讯录等快速办公操作,如图3所示。

3  学校办公门户介绍


2.2 部门办公门户介绍

为实现二级(部门级)办公,OA系统提供部门办公门户。该门户包含内部通告、内部文件、常用流程和下载中心4个栏目,其中内部通告和内部文件栏目发布的通知和文件内容只有与发布人同部门的教职工可查看、下载;常用流程栏目记录本人常用流程及其他收藏信息;下载中心栏目用于发布各单位常用业务申请表等内容,全体教职工均可查看和下载(对应学校办公门户快速办公栏目中的下载中心),如图4所示。

4  部门办公门户介绍


2.3 系统帮助门户介绍

为帮助教职工熟悉和掌握OA系统的使用,提供系统帮助门户。该门户发布了OA系统使用指南等帮助文档及常用操作录屏视频(对应学校办公门户快速办公栏目中的系统帮助),如图5所示。

5  系统帮助门户介绍


2.4 门户操作

2.4.1 全文搜索(微搜)

在微搜的搜索输入框中输入需要搜索内容的关键字可进行全文(文档标题与正文、附件标题与内容,人员,流程等内容)搜索;可分类(文档、人员、日程、流程等)查看搜索结果;点击符合搜索结果标题即可查看具体内容,如图6所示。

6  全文搜索(微搜)


2.4.2 快速办公

1)快速发起(创建)流程

点击快速办公栏目中的“会议申请”、“证照申请”、“印章流程”、“车辆申请”即可快速发起(创建)相应流程,如图7所示。

7  快速发起(创建)流程


2)快速访问老OA系统和学校邮箱

点击快速办公栏目中的“老OA”,进入老平台统一身份认证页面,输入校园通账号(别名)、密码后点击登录即可进入老OA系统查看历史数据,如图8所示。

8  快速访问老OA系统


点击快速办公栏目中的“学校邮箱”可直接进入企业邮箱查收邮件,如图9所示。

9  快速访问学校邮箱


3)快速访问下载中心和系统帮助

点击快速办公栏目中的“下载中心”可查看和下载各单位共享的常用业务申请表等内容(对应部门办公门户中的下载中心栏目),如图4所示。

点击快速办公栏目中的“系统帮助”可查看、下载OA系统使用指南等帮助文档、常用操作录屏视频(对应系统帮助门户),如图5所示。

4)快速查看通讯录

点击快速办公栏目中的“通讯录”可查看教职工通讯录,如图10所示。

10  快速查看通讯录


2.4.3 即时通讯

点击页面右下角即时通讯图标(如图3所示)即可与其他教职工进行即时通讯,并且可以自由创建群组,如图11所示。

11  即时通讯


三、流程操作

3.1 流程创建(发起)

点击一级菜单区域中“流程”进入流程管理功能模块,点击二级菜单区域中“新建流程”,然后点击流程名称即可创建(发起)相应流程,如图12所示。(会议申请、用印申请等常用流程也可点击学校办公门户快速办公栏目中相应流程名称创建)

12  流程创建(发起)


3.2 流程跟踪

13  流程跟踪

3.3 流程处理

14  流程处理


3.4 流程查看

3.4.1 通过流程图查看流程流转情况

15  通过流程图查看流程流转情况


3.4.2 通过流程状态查看流程流转过程

16  通过流程状态查看流程流转过程


3.4.3 流程流转意见的查看

17  流程流转意见的查看


四、文档管理

4.1 创建文档

18  创建文档

4.2 文档审核

发布部门(内部)通知(文件)时,发布人创建好文档后点击提交,该文档将自动提交给发布人所在部门负责人审核。此时,部门负责人将收到一条待办提醒,点击待办事宜中相应事项可进行审核(审核时需点击文档标题才能查看待审核文档具体内容),若通知/文件具体内容(标题、正文、附件等)无误,点击“批准发布”,然后该通知/文件将自动发布至门户中相应栏目;否则点击“退回修改”,发布人编辑(具体操作方法请查看4.4 文档编辑)后重新提交,直至审核通过即可,如图19所示。

19  部门(内部)通知(文件)发布审核


4.3 文档查看

已创建的文档,审核通过发布后除了在相应门户栏目列表显示外,还可以通过知识-查阅文档,进行查看,如图20所示。

20  文档查看


4.4 文档编辑

已创建的文档内容有误需要修改时,点击查阅文档,点击对应文档名称(只可修改本人创建的文档),进入文档编辑页面,修改完成后,点击提交即可重新发布(需部门负责人审核通过后才能发布成功),如图21所示。

21  文档编辑


五、移动办公

为方便教职工移动办公,学校提供“今日校园”APP和企业微信,教职工可使用手机、平板电脑等移动端设备使用全文搜索、流程申请与审批、即时通讯、查看PC端发布的通知和文件等移动办公服务,如图22、图23所示。

22  “今日校园”APP移动办公


23  企业微信移动办公